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DSGVO Praxis Guide

Ihr Praxis Guide zur DSGVO im E-Mail Marketing

Am 25. Mai 2018 tritt die neue, europaweite Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Ihr Ziel ist der Schutz von personenbezogenen Daten natürlicher Personen. Die EU-DSGVO enthält daher Vorschriften, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten regeln.

Aufgrund ihres sachlichen und räumlichen Anwendungsbereichs trifft die EU-DSGVO jedes Unternehmen innerhalb der EU, das in irgendeiner Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet. In analoge und digitale Verarbeitung wird dabei nicht unterschieden. Unter Verarbeitung wird zB das Erfassen, das Speichern, das Auslesen, das Verwenden, das Verändern oder das Löschen von personenbezogenen Daten verstanden.

Personenbezogene Daten lt. EU-DSGVO sind all jene Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen. Das können zum Beispiel Name, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Anschrift oder Geburtsdatum sein. Aber auch Daten wie IP-Adressen, Kontodaten, Nutzungsverhalten, etc. werden von der EU-DSGVO als personenbezogene Daten betrachtet.

Fazit: Die EU-DSGVO betrifft auch Ihr Unternehmen!

Damit wir den Einstieg in dieses Thema und in die Umsetzung im Bereich E-Mail Marketing für Sie so einfach wie möglich gestalten können, haben wir Ihnen in diesem Praxis Guide die wichtigsten Bereiche der DSGVO, bei denen für Sie Handlungsbedarf besteht, zusammengefasst. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!

Das Wichtigste vorweg:

Wir sind perfekt vorbereitet

Mit mailworx haben Sie einen kompetenten sowie EU-DSGVO-konformen Partner für Ihr E-Mail Marketing an Ihrer Seite. 

 

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur DSGVO

Wir sprechen aus Erfahrung! Genau diese Erfahrung durch den stetigen Austausch mit unseren Kunden nutzen wir, um Ihnen den Einstieg und die Umsetzung Ihrer Maßnahmen so einfach wie möglich zu gestalten. In diesem Bereich unseres Praxis Guides haben wir die wichtigsten und häufigsten Fragen zum Thema Datenschutzgrundverordnung zusammengetragen.

Wie alle Informationen zu diesem Thema, haben wir auch hier die Antworten mit bestem Wissen und Gewissen für Sie aufbereitet. Dennoch möchten wir auch an dieser Stelle hinweisen, dass unsere Inhalte keine Rechtsberatung ersetzen - denn nur diese ist individuell auf Ihre Gegebenheiten abgestimmt.

Wie wirkt sich die DSGVO auf Ihr E-Mail Marketing aus?

Die EU-DSGVO hat einen sehr starken Einfluss auf das Thema E-Mail Marketing, da effektives E-Mail Marketing einfach nicht ohne personenbezogene Daten auskommt. Im E-Mail Marketing werden üblicherweise eine Vielzahl an personenbezogenen Daten verarbeitet, wie zB Name, E-Mail Adresse, Geburtsdatum oder IP-Adresse. Aber auch sämtliche Reaktionen, d.h. das gesamte Öffnungs-, Lese- und Klickverhalten fällt unter den Begriff der personenbezogenen Daten. Wichtig ist daher, dass man sich mit den Regeln der DSGVO vertraut macht und sich um den Schutz dieser Daten kümmert.

Welche konkreten Punkte Sie sich im Thema E-Mail Marketing unbedingt ansehen sollten, finden Sie in unserer Checkliste!

An wen dürfen Werbe-E-Mails geschickt werden?

Werbe-E-Mails dürfen grundsätzlich nur an jene Empfänger versendet werden, die auch die Einwilligung für die Zusendung dieser E-Mails gegeben haben. Nur wenn Sie sich daran halten, sind Sie 100 % rechtskonform. Ob und unter welchen Voraussetzungen das Besenden von Empfängern, die mit Ihnen in einer Vertragsbeziehung stehen (zB Kunden, Partner, etc.) erlaubt ist, klären Sie am besten in einer Rechtsberatung.

Wir empfehlen: Um 100 % rechtssicher zu sein, holen Sie sich die Einwilligung direkt beim Empfänger mittels Double-Opt-In. So haben Sie die Einwilligung direkt in Ihrem E-Mail Marketing System gespeichert und können diese im Zweifelsfall einfach sowie schnell nachweisen.

Wie gehe ich mit bestehenden Daten um?

Überprüfen Sie, von welchen Ihrer bestehenden Abonnenten Sie nachweislich eine Einwilligung zur Zusendung von Newslettern vorliegen haben. Jene Abonnenten, die ihre Einwilligung bereits rechtskonform gegeben haben, dürfen weiterhin besendet werden. Für jene Abonnenten, bei denen keine ausdrückliche Einwilligung vorliegt - weder in Ihrem E-Mail Marketing System noch extern (z.B. durch einen Vertrag, Unterschrift, etc.) dokumentiert - empfehlen wir Ihnen, diese Einwilligung im Nachhinein direkt beim Abonnenten mittels Double-Opt-In einzuholen.

Nutzen Sie die Chance der EU-DSGVO, um einen qualitativ hochwertigen Datenstamm aufzubauen.

Was muss ich bei der Erfassung neuer Daten beachten?

Beschäftigen Sie sich mit Ihren Abonnenten-Quellen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein neuer Abonnent in Ihre Datenbank gelangen kann. Denken Sie dabei zum Beispiel an einen Import, die klassischen Formulare oder an Schnittstellen zu einem Fremdsystem. Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang bei allen Quellen, wie Sie die Einwilligung Ihrer Empfänger bekommen und wie diese dokumentiert werden kann.

Eine gültige Einwilligung bedingt auch, dass der Empfänger Ihrer Aussendungen über die Speicherung & Verarbeitung der Daten informiert wurde. Integrieren Sie diese Information zum Beispiel in den Datenschutzbestimmungen auf Ihrer Website.

Welche Bereiche Sie sich im Zusammenhang mit der Erfassung neuer Abonnentendaten ansehen müssen, haben wir in unserem Whitepaper übersichtlich zusammengefasst.

Was muss ich bei der Abmeldung von Abonnenten beachten?

Ihre Abonnenten haben lt. EU-DSGVO das Recht auf jederzeitigen Widerruf ihrer Einwilligung. Integrieren Sie also in jede Ihrer Aussendungen einen "Abmelden"-Button - so können Ihre Empfänger direkt von ihrem Recht Gebrauch machen.

Der Widerruf der Einwilligung bedeutet, dass die Daten des Empfängers ab sofort nicht mehr zum Zweck der Zusendung eines Newsletters verarbeitet werden dürfen. Das bedeutet, dass die weitere Verarbeitung der Daten des Empfängers im E-Mail Marketing System - auch wenn dieser dort abgemeldet ist - genau genommen nicht mehr rechtmäßig ist.

Wir stellen Ihnen in mailworx eine DSGVO-konforme Abmeldung zur Verfügung - dabei brauchen Sie sich keine Gedanken über etwaige Löschungen von abgemeldeten Abonnenten machen.

 

 

Checkliste:
So werden Sie DSGVO-konform

Sie wissen noch nicht, wo Sie beim Thema DSGVO im E-Mail Marketing am Besten starten sollen? Da helfen wir gerne nach!

In unserer exklusiven Checkliste bekommen Sie eine Übersicht über die wichtigsten 5 Bereiche, die Sie sich im Rahmen der neuen Verordnung ansehen sollten. Verschaffen Sie sich mit mailworx den Überblick zur DSGVO-konformen Gestaltung Ihrer Mailings beziehungsweise zum Aufbau eines qualitativ hochwertigen Datenstammes.

 

Zum Download

 

So einfach setzen Sie die DSGVO in der Praxis um

Genug Theorie - lassen Sie uns über das wirklich Wichtige sprechen: Die Umsetzung in der Praxis. Mit mailworx stellen wir Ihnen ein DSGVO-konformes E-Mail Marketing System zur Verfügung. Unsere E-Mail Marketing Experten haben sich wieder einiges für Sie einfallen lassen und wir stellen Ihnen neue Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der tatsächlichen Implementierung rechtskonformer Marketing Prozesse unterstützen.

 

Betroffenenrechte

Laut der neuen Datenschutzgrundverordnung haben betroffene Personen gewisse Rechte, die sie gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen können. Im Falle von E-Mail Marketing sind die betroffenen Personen Ihre Newsletter Abonnenten. In unserem Whitepaper bekommen Sie einen Überblick über jene Betroffenenrechte, die im E-Mail Marketing relevant sind. Außerdem haben wir drei Bereiche - Auskunft, Berichtigung & Löschung - für Sie herausgepickt und zeigen Ihnen, wie einfach Sie diesen Rechten in mailworx nachkommen können.

 

Whitepaper

Auskunft

Die betroffenen Personen - also Ihre Newsletter Abonnenten - haben das Recht, von Ihnen darüber informiert zu werden, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Werden Daten gespeichert oder verarbeitet, so hat der jeweilige Abonnent auch das Recht auf Auskunft dieser personenbezogenen Daten.

Berichtigung

Die DSGVO räumt der betroffenen Person ein Recht auf Berichtigung über alle zu ihrer Person verarbeiteten Daten ein. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie in mailworx Daten berichtigen können. Einerseits können Sie Daten manuell anpassen, andererseits können Ihre Abonnenten die Daten auch selber richtig stellen.

Löschung

Betroffene Personen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Als Unternehmen müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Sie dieser Forderung der betroffenen Person zeitgerecht nachkommen. Eine vollkommene Löschung der Daten ist in mailworx selbstverständlich auch möglich.

 

Informationspflicht

Nach der neuen Datenschutzgrundverordnung sind der betroffenen Person durch den Verantwortlichen gewisse Informationen über die Datenanwendung zur Verfügung zu stellen. Die Informationspflichten sind dabei deutlich höher als bisher. Das bedeutet für Sie im Zusammenhang mit E-Mail Marketing, dass die Nutzer bei der Registrierung für Ihre Aussendungen darüber informiert werden müssen, was mit den eingegebenen Daten passiert.

Ein professioneller E-Mail Marketing Software Anbieter, wie mailworx es ist, stellt Ihnen die wichtigsten Informationen zur Verarbeitung der jeweiligen Daten selbstverständlich zur Verfügung. In unserem Whitepaper fassen wir alles Wichtige für Sie zusammen.

 

Whitepaper

 

Einwilligung

Die Einwilligung ist die Grundlage für rechtskonformes E-Mail Marketing. Nur mit vorheriger Zustimmung durch den Empfänger dürfen personenbezogene Daten für den Werbezweck verarbeitet werden. Gemäß der Verordnung müssen Sie im Zweifelsfall diese Einwilligung auch nachweisen können. Dabei kommt das Double-Opt-In Verfahren ins Spiel. Wir zeigen Ihnen in unserem Praxis Guide, wie Sie die Einwilligung von bestehenden Abonnenten dokumentieren und einen rechtskonformen Prozess für die Gewinnung von neuen Abonnenten in Ihrem E-Mail Marketing System mailworx integrieren.

Neue Abonnenten

Implementieren Sie einen rechtskonformen Double-Opt-In Prozess - mailworx unterstützt Sie dabei und stellt Ihnen einen Standard Prozess direkt in Ihrem Newsletter System zur Verfügung. Welche Funktionen wir uns zum Thema Einwilligung sowie Double-Opt-In Verfahren für Sie überlegt haben, fassen wir in unserem Whitepaper zusammen.

 

Whitepaper

Bestehende Abonnenten

Grundsätzlich gibt es bei bestehenden Abonnenten zwei Möglichkeiten: Entweder Sie haben bereits eine gültige Einwilligung Ihrer Abonnenten eingeholt, oder Sie müssen dies noch nachholen. Wir zeigen Ihnen bald in unserem Whitepaper, wie Sie die Szenarien am Besten mit mailworx abbilden.

 

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Widerruf der Einwilligung

Betroffene Personen - somit Ihre Newsletter Abonnenten - haben im Rahmen ihrer Betroffenenrechte ein uneingeschränktes Widerrufsrecht, durch das sie der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu jeder Zeit widersprechen können. Dieses Widerrufsrecht muss so einfach wie möglich geltend gemacht werden können. Aus diesem Grund empfehlen wir die Integration eines "Abmelden"-Buttons in jeder Ihrer Aussendungen - so können Ihre Empfänger direkt von ihrem Recht Gebrauch machen. Der Widerruf umfasst nicht nur eine entsprechende Abmeldemöglichkeit, sondern bedingt auch die Löschung der personenbezogenen Daten. Dabei kommt die DSGVO-konforme Abmeldung von mailworx ins Spiel.

DSGVO-konforme Abmeldung

mailworx bietet Ihnen zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Abwicklung der Abmeldung Ihrer Abonnenten: Die klassische Abmeldung sowie ein DSGVO-konformer Abmeldeprozess. Aufgrund des umfangreichen Widerrufsrechts im Rahmen der DSGVO empfehlen wir Ihnen die DSGVO-konforme Abmeldung zu verwenden. Etwaige Löschprozesse werden automatisiert von mailworx übernommen und Sie brauchen sich dazu keine Gedanken mehr machen.

 

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Anonymisierte Statistik

Sie haben Ihre Abonnenten über die Aufzeichnung Ihrer Daten ausreichend informiert und holen sich zusätzlich deren Einwilligung ein? Dann steht einem rechtssicheren E-Mail Marketing im Zusammenhang mit der Erhebung personenbezogener Daten kaum noch etwas im Wege. Die Datenschutzpolitik Ihres Unternehmens geht dabei aber noch einen Schritt weiter? Dann haben wir mit der anonymisierten Statistik die perfekte Lösung für Sie.

 

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Ihre Fragen wurden noch nicht vollständig beantwortet?

Das holen wir gerne nach!

 

Kontakt aufnehmen

Wir stellen Ihnen mit mailworx eine EU-DSGVO-konforme E-Mail Marketing Software zur Verfügung, möchten aber dennoch an dieser Stelle hinweisen, dass die neue Verordnung nicht nur das E-Mail Marketing betrifft, sondern auch noch weitere Bereiche Ihres Unternehmens von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen sind. Außerdem können wir mit jenen Informationen, die wir nach außen tragen, nicht auf die speziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens eingehen. Damit Sie perfekt auf die EU-DSGVO vorbereitet sind, empfehlen wir eine Beratung durch Ihren Rechtsexperten.