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Betroffenenrechte

So einfach kommen Sie den Rechten Ihrer Abonnenten nach

Betroffenenrechte sind, wie der Name schon sagt, die Rechte der von einer Datenverarbeitung betroffenen Person gegenüber dem Verantwortlichen. Im Falle von E-Mail Marketing handelt es sich bei den betroffenen Personen um Ihre Newsletter Abonnenten.

Zu Beginn möchten wir Ihnen einen Überblick über jene Betroffenenrechte der EU-DSGVO geben, die für das E-Mail Marketing besonders relevant sind:

Für unser Whitepaper haben wir drei Bereiche - Auskunft, Berichtigung & Löschung - für Sie herausgepickt und zeigen Ihnen, wie einfach Sie diesen Rechten mit mailworx nachkommen können. Die Themen "Einschränkung der Verarbeitung" sowie "Datenübertragbarkeit" sind Bereiche, die sehr individuell behandelt werden müssen - haben Sie Fragen zu diesem Thema, melden Sie sich bitte direkt bei unserer Service Crew. Mehr Informationen zur Informationspflicht und dem Widerspruchsrecht erhalten Sie in unserem DSGVO Praxis Guide.

 

Fragen

Wie kann ich meinen Abonnenten Auskunft über gespeicherte Daten geben?

Wie kann ich die Daten meiner Abonnenten berichtigen?

Können Abonnenten ihre Daten selber berichtigen?

Wie kann ich Daten meiner Abonnenten endgültig löschen?

 

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Das holen wir gerne nach!

 

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Wie kann ich meinen Abonnenten Auskunft über gespeicherte Daten geben?

Die betroffenen Personen - also Ihre Newsletter Abonnenten - haben das Recht, von Ihnen darüber informiert zu werden, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Werden solche Daten verarbeitet, so hat der jeweilige Abonnent auch das Recht auf Auskunft dieser personenbezogenen Daten.

Mit mailworx können Sie dieser Pflicht ganz einfach nachkommen. Durch den DSGVO-konformen Auskunftsbericht haben Sie die Möglichkeit alle gespeicherten Informationen zu einem Abonnenten mit nur einem Klick zu exportieren und als PDF die angeforderten Informationen an die betroffene Person zu übermitteln.

Öffnen Sie dazu im Abonnenten Modul die jeweils betroffene Person und verwenden Sie den Button "Auskunftsbericht gemäß Art. 15 EU-DSGVO", um einen Auskunftsbericht zu generieren.

Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten in mailworx, so können Sie diesen Bericht auch mandantenübergreifend durchführen. Macht ein Abonnent sein Recht geltend, müssen Sie nicht Ihre gesamten Mandanten einzeln durchforsten, sondern können Ihrer Pflicht mit nur wenigen Klicks nachkommen. Wechseln Sie dazu in die mandantenübergreifende Suche in Ihrem Abonnenten Modul.

Geben Sie die jeweilige E-Mail Adresse Ihrer betroffenen Person ein und wählen Sie die entsprechenden Mandanten aus. Über den Button "Auskunftsbericht gemäß Art. 15 EU-DSGVO" exportieren Sie alle Informationen zu den verarbeiteten Daten Ihres Abonnenten.

Laut der neuen Verordnung muss die Auskunft in der Regel kostenlos und innerhalb eines Monats erteilt werden. Mit mailworx gehen Sie Ihrer Pflicht ganz einfach und mit nur wenigen Klicks nach - Ihr Aufwand ist so gering wie möglich.

 

Wie kann ich die Daten meiner Abonnenten berichtigen?

Die DSGVO räumt der betroffenen Person ein Recht auf Berichtigung über alle zu ihrer Person verarbeiteten Daten ein. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie in mailworx Daten berichtigen können. Sie können zum Beispiel Daten manuell anpassen. Wechseln Sie dazu einfach in das Abonnenten Modul in mailworx und suchen Sie den jeweiligen Abonnenten. Sie haben hier die Möglichkeit, alle Abonnentenfelder individuell zu bearbeiten und so die Daten richtigzustellen.

Müssen Sie mehrere Abonnenten korrigieren beziehungsweise bearbeiten, so können Sie auch Gebrauch von der Export- sowie Import-Funktion oder der Massenänderung in mailworx machen. Beide Optionen finden Sie ebenfalls im Menü "Abonnenten".

 

Können Abonnenten Ihre Daten selber berichtigen?

Neben der manuellen Berichtigung durch Sie, können Sie Ihren Abonnenten diese Funktionalität in jeder Aussendungen anbieten. Durch die Integration eines "Daten ändern"-Buttons können Ihre Empfänger direkt in der E-Mail Kampagne Gebrauch von ihrem Recht machen. Ist der "Daten ändern"-Link nicht standardmäßig in Ihren Aussendung integriert, so können Sie diesen in den Eigenschaften im mailworx Kampagnen Editor aktivieren.

Zusätzlich zur Standard-Integration in Ihrer mailworx Vorlage, haben Sie auch die Möglichkeit, diese Funktion via eigenen Linktyp individuell in Ihre Kampagnen zu integrieren. Wählen Sie dazu den Typ "Schaltflächen" und treffen Sie die entsprechende Auswahl.

 

Wie kann ich Daten meiner Abonnenten endgültig löschen?

Betroffene haben das Recht Daten löschen zu lassen. Als Unternehmen müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Sie dieser Forderung der betroffenen Person zeitgerecht nachkommen. Eine vollständige Löschung der Daten ist in mailworx selbstverständlich möglich. Damit Sie die Löschung der jeweiligen Daten bei Ihren ehemaligen Empfängern nachweisen können, generiert mailworx automatisiert einen Löschbericht.

Eine Löschung kann zum Beispiel durchgeführt werden, wenn diese von dem Betroffenen beauftragt wird. Es gibt aber noch weitere Anwendungsfälle, auf die wir in unserem Praxis Guide näher eingehen. So dürfen personenbezogene Daten nur für den Zweck, für den sie erhoben oder verarbeitet wurden, gespeichert werden. Ist dies nicht mehr der Fall, so müssen die Daten ebenfalls gelöscht werden. Parallel dazu gibt es auch das Widerrufsrecht, im Rahmen dessen betroffene Personen ihrer vorrangigen Einwilligung jeder Zeit widersprechen können.