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DSGVO-konforme Abmeldung

Stellen Sie auf einen DSGVO-konformen Abmeldeprozess um

Die DSGVO-konforme Abmeldung von mailworx bezieht sich auf eines der Betroffenenrechte, welche Ihre Newsletter Abonnenten gegenüber Ihnen geltend machen können. Dabei handelt es sich um ein uneingeschränktes Widerrufsrecht der betroffenen Person, die der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jeder Zeit widersprechen kann.

Der Widerruf der Einwilligung muss genau so einfach sein wie die Erteilung. Aus diesem Grund eignet sich im Bereich von E-Mail Marketing die Integration eines "Abmelden"-Buttons in jeder Ihrer Aussendungen. So hat die jeweils betroffene Person ganz einfach über einen Link-Klick die Möglichkeit, die vorhergegangene Einwilligung zu jeder Zeit zu widerrufen und so von ihrem Recht Gebrauch zu machen.

Doch das Widerrufsrecht umfasst noch mehr als nur das Angebot einer entsprechenden Abmeldemöglichkeit. Denn eine DSGVO-konforme Abmeldung bedingt auch die Löschung von den gespeicherten sowie verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die betroffene Person zieht nämlich mit der Abmeldung ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung im Rahmen Ihres E-Mail Marketings zurück und es besteht somit keine andere Rechtsgrundlage mehr aufgrund der die weitere Verarbeitung der Daten des Empfängers erlaubt ist.

Damit Sie diese Prozesse so einfach wie möglich in Ihrer Newsletter Software mailworx abbilden können, stellen wir Ihnen zusätzlich zur klassischen Abmeldung auch eine DSGVO-konforme Abmeldung zur Verfügung. Alles Wissenswerte dazu, haben wir in diesem Whitepaper zusammengefasst.

 

Fragen

Welche Unterschiede gibt es zwischen der klassischen Abmeldung und der DSGVO-konformen Abmeldung?

Wo kann ich in mailworx zwischen den zwei Abmeldeoptionen wählen?

Worauf muss ich bei der Verwendung der DSGVO-konformen Abmeldung besonders achten?

Wie stelle ich sicher, dass keine bereits abgemeldeten und dadurch gelöschten Abonnenten wieder in die Abonnentendatenbank gelangen?

Durch welche Aktionen des Abonnenten wird die DSGVO-konforme Abmeldung ausgelöst?

Können sich bereits abgemeldete Abonnenten auch wieder zu meinem Newsletter anmelden?

Wie kann ich meine individuellen Löschprozesse bei der klassischen Abmeldung definieren?

 

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Welche Unterschiede gibt es zwischen der klassischen Abmeldung und der DSGVO-konformen Abmeldung?

mailworx bietet Ihnen zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Abwicklung der Abmeldung Ihrer Abonnenten. In der neuen Datenschutzgrundverordnung ist ein umfangreiches Widerrufsrecht Ihrer Empfänger enthalten, welches unter anderem auch bedingt, dass Daten von Ihren Abonnenten gelöscht werden. Genau aus diesem Grund stellen wir Ihnen eine DSGVO-konformen Abmeldung in mailworx zur Verfügung. Die Löschung der abgemeldeten Abonnenten wird im Vergleich zur klassischen Abmeldung automatisiert übernommen und Sie brauchen sich keine Gedanken mehr darüber machen.

Klassische Abmeldung

Entscheiden Sie sich für die klassische Abmeldung, so bleibt der Abonnent nach der Abmeldung in Ihrem System vorhanden. Alle personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel versendete E-Mails, Öffnungen, Lesedauer oder verzeichnete Klicks bleiben ebenfalls unverändert in Ihrer Datenbank gespeichert und können von Ihnen jederzeit eingesehen werden.

Durch die klassische Abmeldung werden zwei Abonnentenfelder in mailworx beeinflusst. Das Feld Angemeldet wird auf jeden Fall auf "Nein" gesetzt. Der Double-Opt-In Status, welcher die Einwilligung Ihres Abonnenten dokumentiert, wird auf "Double-Opt-In widerrufen" gesetzt. Dies passiert jedoch nur bei Abonnenten, deren Double-Opt-In Bestätigung auch über mailworx eingeholt wurde. Bei Abonnenten, die bisher den Double-Opt-In Status "Unbekannt" oder "Extern dokumentiert" hatten, wird der Status nicht verändert.

Damit Sie über diesen Vorgang Ihrer Abonnenten informiert werden und gegebenenfalls Löschprozesse durchgeführt werden, können Sie zum Beispiel in der Kampagne die Notify-Nachrichten aktivieren. Für automatisierte Löschprozesse über den mailworx Workflow Editor eignet sich unter anderem die Verwendung des Abonnentenfeldes Angemeldet.

DSGVO-konforme Abmeldung

Bei der DSGVO-konformen Abmeldung von mailworx werden die rechtlichen Gegebenheiten im Bereich des Widerrufsrechts beachtet. Entscheidet sich der Empfänger für eine Abmeldung Ihrer Aussendungen, so müssen ebenfalls alle personenbezogenen Daten des Abonnenten aus Ihrer Datenbank gelöscht werden.

Meldet sich der jeweilige Empfänger über den Abmeldelink oder ein Abmeldeformular ab, wird der entsprechende Abonnent inklusive aller personenbezogener Statistik-Daten vollständig aus dem System gelöscht. Die Werte scheinen in der E-Mail Kampagnenstatistik weiterhin auf, sind aber anonymisiert.

Zusätzlich erhalten Sie eine Notify-Nachricht an die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse. An diese E-Mail Adresse wird der Löschbericht des jeweils abgemeldeten Abonnenten gesendet. Dieser Bericht dient nicht nur als reine Information. Wir fordern Sie darin auf, dass der jeweilige Abonnent auch in Ihren Fremdsystemen abgemeldet beziehungsweise gelöscht wird, damit dieser nicht wieder über einen Import als "Angemeldet" in Ihrer mailworx Abonnentendatenbank landet.

 

Hinweis
Überlegen Sie weise, welches Abmeldeverhalten für Ihre E-Mail Marketing Anforderungen optimal ist. Denken Sie zum Beispiel bei der Verwendung des mailworx Event Management daran, dass eine DSGVO-konforme Abmeldung die Löschung des jeweiligen Abonnenten und somit auch die Löschung aus Ihrer Gästeliste bedingt. Verwenden Sie aber die klassische Abmeldung empfehlen wir Ihnen, sich individuell Gedanken zu diversen Löschprozessen zu machen.

 

Wo kann ich in mailworx zwischen den zwei Abmeldeoptionen wählen?

mailworx lässt Ihnen die Wahl, welche der beiden Abmeldeoptionen Sie für Ihr E-Mail Marketing verwenden möchten. Bestehende Kunden behalten natürlich Ihren aktuell gewählten Abmeldeprozess bei. Bei neuen Mandanten in mailworx wird das klassische Abmeldeverhalten hinterlegt - Sie können sich selber entscheiden, auf welches Abmeldeverhalten Sie zurückgreifen möchten. Welche Option bei Ihnen aktuell aktiv ist beziehungsweise die Möglichkeit zur Umstellung Ihres Abmeldeverhaltens bekommen Sie in Ihren System-Einstellungen im Menü-Punkt Verwaltung.

 

Worauf muss ich bei der Verwendung der DSGVO-konformen Abmeldung besonders achten?

Entscheiden Sie sich für die DSGVO-konforme Abmeldung von mailworx, so brauchen Sie sich keine Gedanken zu etwaigen Löschpflichten im Rahmen des Widerrufsrechts machen - das erledigt das System automatisiert. Worauf Sie aber ein besonderes Augenmerk legen müssen sind Quellsysteme, die gegebenenfalls neue Daten nach mailworx synchronisieren beziehungsweise importieren. Eine DSGVO-konforme Abmeldung in mailworx bedingt eine Löschung aller Abonnentendaten. Dieser Abonnent besteht also nicht mehr in der mailworx Datenbank und kann über einen Import ganz einfach wieder neu erstellt werden. Dem sollten Sie vorbeugen und diesen Abonnenten von einem neuen Import beziehungsweise aus der periodischen Synchronisation von einem Fremdsystem ausschließen.

Überprüfen Sie also im Zusammenhang mit der Umstellung auf die DSGVO-konforme Abmeldung auch von welchen Quellsystemen Daten nach mailworx gelangen und wie Sie eine DSGVO-konforme Abmeldung in diese Prozesse integrieren können.

 

Wie stelle ich sicher, dass keine bereits abgemeldeten und dadurch gelöschten Abonnenten wieder in die Abonnentendatenbank gelangen?

Damit Sie sichergehen können, dass keine bereits abgemeldeten Abonnenten wieder als angemeldet in Ihre Abonnentendatenbank gelangen, haben wir einen Informationsmechanismus für Sie integriert. Entscheiden Sie sich also für die DSGVO-konforme Abmeldung in mailworx, so müssen Sie bei dieser Auswahl eine Benachrichtigungsadresse eingeben. Meldet sich ein Abonnent von einer Ihrer Aussendungen ab, so wird eine entsprechende Information an die eingegebene E-Mail Adresse gesendet. Diese E-Mail beinhaltet den Löschbericht der nicht nur als reine Information dient, sondern auch als Aufforderung zu verstehen ist, Ihre Quellsysteme zu kontrollieren, damit dieser Abonnent nicht wieder nach mailworx synchronisiert wird.

Natürlich kann es sein, dass Sie trotz der automatisch generierten und sofort versendeten Benachrichtigung nicht direkt reagieren können. Des Weiteren können die Synchronisationszeiträume mit Ihren Fremdsystemen sehr kurz gewählt sein und Sie hätten nicht einmal die Chance eine Neuerstellung des bereits abgemeldeten Abonnenten zu verhindern.

Genau aus diesem Grund haben wir uns einen Sicherheitsmechanismus für Sie überlegt. Dieser Mechanismus wird automatisch bei einer DSGVO-konformen Abmeldung des Abonnenten durchgeführt und stellt sicher, dass keine bereits abgemeldeten Abonnenten als angemeldet in Ihrer Datenbank landen.

Der Sicherheitsmechanismus funktioniert wie folgt: Wird ein Abonnent, der bereits DSGVO-konform abgemeldet wurde, wieder nach mailworx importiert oder manuell angelegt, dann ist dieser Abonnenten standardmäßig abgemeldet. Damit wird zwar nicht verhindert, dass das E-Mail Marketing System die Daten verarbeitet, aber es wird sichergestellt, dass der Abonnent keine E-Mails mehr erhält. Eine Änderung des Werts ist natürlich jederzeit möglich.

 

Durch welche Aktionen des Abonnenten wird die DSGVO-konforme Abmeldung ausgelöst?

Die DSGVO-konforme Abmeldung von mailworx greift bei den Standard-Abmeldemöglichkeiten in Ihrem Newsletter System. So können Abonnenten von ihrem Widerrufsrecht beim "Abmelden"-Button in jeder Ihrer Aussendungen sowie durch die Verwendung eines Abmeldeformulars Gebrauch machen. Entscheiden sich Ihre Empfänger für einen Widerruf, so wird der Löschprozess angestoßen.

Setzen Sie als Benutzer manuell oder durch einen Import beziehungsweise über die Schnittstelle das Abonnentenfeld Angemeldet von "Ja" auf "Nein", so greift die DSGVO-konforme Abmeldung nicht, da diese Anpassung keinen Widerruf der Einwilligung seitens des Abonnenten darstellt.

 

Können sich bereits abgemeldete Abonnenten auch wieder zu meinem Newsletter anmelden?

Selbstverständlich können sich bereits abgemeldete Abonnenten auch bei der Anwendung des DSGVO-konformen Abmeldeprozesses wieder zu Ihren Aussendungen anmelden. Entscheidet sich der Abonnent beziehungsweise Sie bewusst dazu, das Abonnentenfeld Angemeldet von "Nein" auf "Ja" zu setzen - zum Beispiel über ein Formular oder einen Import - so wird dieser Abonnent wieder für Ihre Aussendungen angemeldet.

Selbst der Sicherheitsmechanismus von mailworx wird nicht angestoßen, wenn es sich bei der erneuten Anmeldung um eine bewusste Entscheidung handelt. Dieser verhindert nur, dass bereits abgemeldete Personen nicht unabsichtlich wieder erstellt und angemeldet werden.

 

Wie kann ich meine individuellen Löschprozesse bei der klassischen Abmeldung definieren?

Entscheiden Sie sich für die klassische Abmeldung, so empfehlen wir Ihnen sich selber mit dem Thema Löschprozesse von abgemeldeten Abonnenten zu beschäftigen. Wir stellen Ihnen natürlich auch für die Abwicklung dieser Variante praktikable Werkzeuge zur Verfügung. Verwenden Sie dabei am Besten die Funktionen des mailworx Workflow Editors. Für etwaige Löschvorgänge eignet sich die Aktion "Abonnent löschen" sehr gut. Mit den angebotenen Aktionen sowie Filter können Sie so Ihre individuellen Anforderungen abbilden.

Das nötige Know-How zur Erstellung des Workflows erhalten Sie in unserem Whitepaper zum mailworx Workflow Editor.