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Maßnahmen zur Sicherung der Zustellqualität
Wer eine zuverlässige E-Mail Zustellung gewährleisten möchte, muss auf verschiedenen Ebenen ansetzen. Einerseits lässt sich eine hohe E-Mail Zustellung durch technische Maßnahmen gewährleisten. Andererseits haben auch Sie selbst die Möglichkeit, die Zustellung von Newslettern positiv zu beeinflussen – vor allem wenn es darum geht, vertrauenswürdige E-Mails zu senden, die direkt im Posteingang Ihrer Empfänger und nicht im Spam-Ordner landen.
In unserem Service sind viele der technischen Maßnahmen inkludiert und auch die Software an sich enthält Tools, welche für hohe Zustellraten sorgen (z.B. der integrierte Spam-Check). Andere Vorkehrungen, wie die Aktivierung von DKIM beziehungsweise DMARC oder das Setzen eines SPF Records sowie die Einrichtung eines CNAME Resource Record, benötigen auch Ihre Aufmerksamkeit bzw. die Ihres IT-Administrators. Es handelt sich dabei in der Regel um einmalige Einstellungen, die Ihr IT-Techniker ohne viel Aufwand umsetzen kann.
Nachfolgende Grafik veranschaulicht die technischen Maßnahmen, die in diesem Whitepaper näher erklärt werden:
In diesem Whitepaper verraten wir Ihnen, was hinter diesen Abkürzungen steckt und warum wir diese Maßnahmen zugunsten einer hohen E-Mail Zustellung unbedingt empfehlen. Außerdem verraten wir Ihnen, was Sie unternehmen können, damit Ihre E-Mails nicht von Spam-Filtern geblockt werden und geben Ihnen weitere hilfreiche Tipps, wie Sie die Zustellqualität Ihrer Newsletter verbessern.
Was ist ein SPF Record und wozu ist er gut?
Die Abkürzung SPF steht für Sender Policy Framework. Dahinter steckt ein Verfahren, das den Missbrauch von vertrauenswürdigen E-Mail Adressen durch Spammer eindämmen soll. Bei Empfang einer E-Mail wird oft geprüft, ob der versendende Server den angegebenen Absender auch tatsächlich verwenden darf. Ist das nicht der Fall, so ist es wahrscheinlich, dass eine E-Mail als Spam eingestuft wird.
Durch den Eintrag im Sender Policy Framework können Sie bestimmen, welche Server dazu berechtigt sind, E-Mails mit Ihrer (Absender-)Domain zu versenden. Damit die eworx Marketing Suite Ihre E-Mails reibungslos zustellen kann, ist es notwendig, dass die Einträge im Sender Policy Framework (SPF Records) die IP-Adressen der eworx Marketing Suite Server enthalten und entsprechende SPF Records für alle verwendeten Absenderdomains vorhanden sind.
Wie erstelle ich einen SPF Record?
Treten Sie dazu an Ihren IT-Betreuer oder Netzwerkadministrator heran. Dieser muss in der DNS-Zone der Domain einen Resource Record vom Typ TXT hinterlegen. In diesem Resource Record sind die IP-Adressen enthalten, die für diese Domain versenden dürfen.
Damit die eworx Marketing Suite Ihre E-Mails reibungslos zustellen kann, ist es notwendig, dass die Einträge im Sender Policy Framework (SPF Records) folgende Konfiguration für die eworx Marketing Suite beinhalten: „include:spf.mlwrx.com“ und entsprechende SPF Records für alle verwendeten Absender-Domains vorhanden sind.
Ob die SPF Records Ihrer Absenderdomains richtig konfiguriert sind, wird Ihnen beim Überprüfen Ihrer E-Mail Kampagne in der eworx Marketing Suite angezeigt:
Was bedeutet DKIM und warum sollte man DKIM nutzen?
Hinter DKIM steckt das Wort DomainKeys Identified Mail und eine weitere technische Maßnahme, welche geschaffen wurde, um gegen Spam und Phishing Mails vorzugehen. Dabei soll vor allem verhindert werden, dass Empfänger durch sogenannte Spoofer getäuscht werden. Spoofer sind Betrüger, die Ihnen E-Mails zusenden, welche z.B. denen von Ihrer Bank oder von großen Online-Shops zum Verwechseln ähnlich sehen.
Dabei wird jede E-Mail mit einer unsichtbaren digitalen Signatur gekennzeichnet. Der DomainKey ist ein Schlüssel, der (nach einem Eintrag im Domain Name System) öffentlich verfügbar ist. Damit können empfangende E-Mail Server die digitale Signatur in Ihren E-Mails überprüfen und feststellen, ob diese authentisch sind.
Wie aktiviere ich DKIM?
Ihr IT-Betreuer oder Netzwerkadministrator muss dazu in der DNS-Zone der Domain einen Resource Record vom Typ TXT hinterlegen. Bevor dies aber möglich ist, muss von uns ein Zertifikat und ein „Public Key“ für Ihre Absenderdomain erstellt werden.
Daher gliedert sich die Aktivierung von DKIM in 3 Schritte:
Schritt 1: Anforderung eines DKIM bei der Service Crew für die gewünschte(n) Absenderdomain(s).
Schritt 2: Eintragen des DKIM Records in der DNS-Zone der Domain durch Ihren IT-Betreuer oder Netzwerkadministrator.
Schritt 3: Aktivierung des DKIM durch die eworx Service Crew.
Ob der DKIM Record Ihrer Absenderdomain richtig konfiguriert ist, wird Ihnen beim Überprüfen Ihrer E-Mail Kampagne in der eworx Marketing Suite angezeigt.
Was ist eine Subdomain und wozu ist sie gut?
Damit das Tracking von Link-Klicks und Ähnlichem korrekt funktioniert, werden alle Links in Ihren Kampagnen über unser Content Delivery Network (cdn.mlwrx.com) weitergeleitet. Somit werden die Links in Ihren Kampagnen standardmäßig über die Domain https://cdn.mlwrx.com weitergeleitet.
Damit Ihre Empfänger Ihre Organisation bei den Links auf den ersten Blick erkennen können, kann in der eworx Marketing Suite eine Subdomain definiert werden. Damit wird die von Ihnen gewählte Url anstellte von cdn.mlwrx.com angezeigt.
Ebenfalls wird dadurch die Zustellqualität Ihrer E-Mail Kampagnen erhöht, da manche Spamfilter eine Abweichung zwischen Tracking-Link und Absender-Domain als Kriterium heranziehen.
Wie kann ich eine Subdomain konfigurieren?
Hierzu muss Ihrerseits eine Subdomain gewählt werden (beispielsweise: news.kundendomain.at). Aus technischer Sicht muss dann von Ihren Domainadministratoren ein „CNAME Resource Record“ mit einer Weiterleitung auf cdn.mlwrx.com eingerichtet werden.
Geben Sie der Service Crew anschließend Bescheid, sobald dies eingerichtet wurde, damit diese alle weiteren Schritte vornehmen und die Subdomain bei Ihren Kampagnen aktivieren können.
Was ist ein DMARC Record und wozu ist er gut?
DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance und ist eine Maßnahme, um Spoofer zu identifizieren und Vorkehrungen gegen diese zu treffen.
DMARC baut auf den Techniken SPF und DKIM auf, indem es festlegt, wie der Empfänger von E-Mails die Authentifizierung durchführen soll. Zusätzlich kann der Absender eine Aktion angeben, wie der Empfangsserver mit Mails umgehen soll, bei denen die Prüfung von SPF oder DKIM fehlschlägt. Hierbei unterscheidet der DMARC-Standard drei unterschiedliche Aktionen. Dabei kann angegeben werden, dass keine Aktionen (none) durchgeführt werden und die Nachricht normal an den Empfangsserver zugestellt wird. Mit dem Wert (quarantine) wird die Nachricht zugestellt, aber als Spam markiert. Mit der restriktivsten Einstellung (rejected) wird die Nachricht nicht zugestellt und somit vom Empfangsserver abgelehnt.
Zusätzlich kann optional eine Aggregate Data Reporting Address bzw. eine Forensic Data Reporting Address angegeben werden, wofür Sie ein Postfach bei Ihrer Absenderdomain einrichten müssen. An dieses Postfach werden laut definiertem Intervall Reports zugestellt. Diese Reports enthalten Informationen darüber, ob die Authentifizierung von SPF, DKIM und DMARC erfolgreich war oder nicht. Zusätzlich ermöglichen Ihnen diese Reports weitere Einblicke, wie erfolgreich die Zustellung von Newslettern ist und ob es Authentifizierungsprobleme oder betrügerische Aktivitäten für Ihre Absenderdomain gibt.
Änderungen bei der Zustellung von Newsletter an Gmail-Adressen:
Ab dem 1. Februar 2024 verschärft Google die Anforderungen für die Zustellung von mehr als 5000 Newslettern innerhalb von 24 Stunden an Gmail-Adressen von einer Absenderdomain. Wird das Limit überschritten, muss auf der Absenderdomain ein DMARC Record gesetzt werden, um die Zustellqualität an Gmail-Adressen zu gewährleisten.
Voraussetzungen für die Aktivierung von DMARC:
Wie bereits erwähnt, basiert DMARC auf den Prüfungen SPF und DKIM. Für jede Domain, welche als Absenderdomain in der eworx Marketing Suite verwendet wird, muss ein DKIM eingerichtet werden. Hierbei muss die Absenderdomain mit genau jener Domain, welche beim DKIM verwendet wird, übereinstimmen.Weiters muss für jede Absenderdomain ein gültiger SPF Record eingerichtet werden.
Wie kann ich DMARC aktivieren?
Zuerst muss Ihr IT-Betreuer oder Netzwerkadministrator eine Subdomain mit dem Prefix „_dmarc.“ für die Versanddomain anlegen (beispielsweise _dmarc.kundendomain.at).
Weiters muss in der DNS-Zone der DMARC Domain ein Resource Record vom Typ TXT hinterlegt werden. Nachfolgend wird als Beispiel jener Eintrag dargestellt, welcher die minimale Anforderung erfüllt, um sowohl den Richtlinien von Gmail als auch der eworx Marketing Suite gerecht zu werden:
v=DMARC1; p=none; adkim=s; aspf=r
Da der Returnpath für die versendeten Emails in der Regel immer eine Subdomain der Absenderadresse ist, kann das SPF Alignment nur „relaxed“ (aspf=r) und nicht „strict“ konfiguriert werden.
DKIM DNS Einträge wiederum werden normalerweise direkt für die Absenderdomain konfiguriert, daher ist hier als Alignment „strict“ (adkim=s) möglich.
Zur Erstellung von DMARC Records empfehlen wir den „DMARC Record Assistant“ von Kitterman.
Was ist ein Return Path und wozu ist er gut?
Die Return-Path-Adresse (bzw. EnvelopeFrom-Adresse) kennzeichnet jene Adresse, über welche Rückläufer ausgewertet werden. Standardmäßig wird bei E-Mails, die durch die eworx Marketing Suite versendet werden, eine mailworx Domain als Return-Path-Adresse angegeben. Um die Vertrauenswürdigkeit der versendeten E-Mails – und dadurch auch die Zustellqualität Ihrer E-Mail Kampagnen – zu erhöhen, empfehlen wir die Konfiguration einer individuellen Return-Path-Adresse, welche mit der Absenderadresse übereinstimmt. Dadurch wird auch das SPF-Alignment der DMARC-Prüfung erfolgreich absolviert.
Wie kann ich einen Return Path konfigurieren?
Hierzu muss Ihrerseits eine Return-Path-Adresse gewählt werden. Diese Adresse muss eine Subdomain der Absenderdomain sein (beispielsweise: mail.kundendomain.at).
Aus technischer Sicht muss dann von Ihren Domainadministratoren ein „CNAME Resource Record“ mit einer Weiterleitung auf s1.mlwrx.com eingerichtet werden.
Abschließend kontaktieren Sie bitte die eworx Service Crew um die individuelle Return-Path-Adresse in der eworx Marketing Suite hinterlegen zu lassen.
Welche Maßnahmen kann ich selbst ergreifen, damit meine E-Mails nicht als Spam eingestuft werden?
Es gibt unterschiedliche Ursachen, warum Ihre E-Mail von Absendern oder Providern als Spam eingestuft werden kann. Folgende Dinge sollten Sie unbedingt beachten, damit Sie als vertrauenswürdiger Absender gelten und Ihre E-Mails auch wirklich zugestellt werden können.
Einwilligung darf nicht fehlen
Senden Sie keine E-Mails an Personen, von welchen Sie keine ausdrückliche Einwilligung dafür erhalten haben! Am sichersten ist in diesem Fall das Double-Opt-In Verfahren, in dem der Empfänger um eine erneute Bestätigung seiner E-Mail Adresse durch einen Linkklick gebeten wird.
Beachten Sie Robinsonlisten, um sicher zu gehen, dass Werbeverweigerer Ihre Kampagnen nicht erhalten. Mitglieder der ECG-Liste (österreichische Robinsonliste) werden von der eworx Marketing Suite mit nur einem Klick vom Versand ausgeschlossen.
Wir raten vom Kauf von E-Mail Listen ab. Diese Empfänger haben keinen Bezug zu Ihrem Unternehmen, es bringt nichts, wenn Sie diese zwangsbeglücken. Der Einsatz von gekauften Listen kann Ihnen darüber hinaus großen Schaden verursachen, wenn die Spamfalle zuschnappt.
„Spam-Traps“ sind E-Mail Adressen, die zunächst ganz normal aussehen, aber einen Absender direkt auf die Blacklist von E-Mail Providern befördern können, wenn man an diese Adresse sendet. Diese E-Mail Adressen werden von Providern oder Blacklistern absichtlich gestreut, um Betrügern einen Strich durch die Rechnung zu machen. Dabei kann es sich z.B. auch um E-Mail Adressen handeln, die früher von echten Personen verwendet, aber dann stillgelegt wurden. Wird dennoch an diese Adresse geschickt, ist das für E-Mail Provider oft ein klares Indiz für Spam-Mail. Leider kann es auch seriöse Absender erwischen, wenn sie nicht ausreichend auf die Qualität der Daten achten.
Datenqualität & Listenhygiene
Die Aktualität Ihrer Daten spielt daher eine wesentliche Rolle. Die eworx Marketing Suite stellt für Sie sicher, dass E-Mail Adressen, die beim Provider nicht mehr mit einem aktiven Konto existieren, als Hard Bounce gekennzeichnet werden. Jedoch sollten Sie selbst ein Auge darauf haben, welche Empfänger schon länger nicht mehr auf Ihre Kampagnen reagiert haben. Falls auch keine Reaktivierungsmaßnahmen nutzen, ist es meist besser, den Empfänger zu deaktivieren.
Kümmern Sie sich um Ihr Bouncemanagement und um Duplikate. Die eworx Marketing Suite bietet auch dafür Tools, um die Bereinigung der Daten zu vereinfachen. Auch die korrekte Schreibweise von E-Mail Adressen muss beachtet werden. Das System prüft automatisch auf die richtige Syntax der E-Mail Adresse, wenn Sie einen Empfänger manuell anlegen oder importieren. Offensichtlich ungültige E-Mail Adressen werden erst gar nicht besendet. Jedoch können sich Buchstabendreher oder Tippfehler einschleichen, die Sie vor allem dann manuell bereinigen sollten, wenn Sie bei Versand an diese E-Mail eine Bouncemeldung erhalten.
Relevante Inhalte und die richtigen Worte
Ob Sie in Ihrem Newsletter Begriffe verwenden, bei denen Spam-Filter Alarm schlagen, sehen Sie beim automatischen Anti-Spam-Check vor dem Versand. Die Relevanz der Inhalte kann aber von keinem Tool gemessen werden. Kann ein Absender in der Regel hohe Öffnungsraten aufweisen, so wirkt sich das auch auf die Reputation beim E-Mail Provider aus.
Im Zusammenhang mit Inhalten ist auch das Verhältnis von Bild zu Text zu nennen. Man sieht immer noch sehr oft E-Mail Kampagnen, die aus einem großen Bild bestehen, das nur einige Zeilen Text enthält. Auch wenn diese Methode aufgrund der tollen Gestaltungsmöglichkeiten für viele verlockend scheint, so müssen wir doch entschieden davon abraten. Dafür gibt es noch einen weiteren Grund: Von vielen E-Mail Providern werden die Bilder nicht standardmäßig geladen, sondern erst, wenn der Empfänger die Bilder aktiv herunterlädt.
Unser Tipp an dieser Stelle: Halten Sie Ihre Newsletter kompakt, statt sie unnötig auszuschmücken. Es kommt nicht darauf an, wie viele Inhalte Sie in Ihren Newslettern einbauen, sondern welche. Bieten Sie den Lesern die Möglichkeit, bei Interesse einfach zu detaillierten Informationen zu gelangen, indem Sie mit Teaser-Texten arbeiten und durch Buttons auf weiterführende Texte verlinken.
Einfluss der Versand-Frequenz
Eine zu hohe Versandfrequenz kann dafür sorgen, dass viele Empfänger Ihre E-Mails als Belästigung empfinden, während für E-Mail Provider sehr unregelmäßige Aussendungen manchmal ein Zeichen für Spammer sind. Versuchen Sie, einen guten Mittelweg zu finden. Als Faustregel gilt: Versenden Sie regelmäßig, aber auch nur dann, wenn es wirklich etwas zu sagen gibt.
Nutzen Sie jede Möglichkeit, um den Versandzeitpunkt besser auf den Empfänger abzustimmen, z.B. durch Trigger-Mails oder automatisierte E-Mail Kampagnen, die durch eine Aktion des Empfängers ausgelöst werden.
Vorsicht bei Absenderadressen mit einer .info-Domain
Leider wird die Zustellqualität von manchen Antispam-Tools oder E-Mail-Clients negativ bewertet, wenn E-Mails von einer Domain versendet werden, die mit .info enden. Verwenden Sie daher für den Versand am besten Domains, welche mit .at, .de oder .com enden.