Newsletter Erstellung kann so einfach sein

Erstellen Sie mit mailworx ganz einfach und schnell Ihre Newsletter. Besondere Vorkenntnisse sind keine nötig, denn unsere E-Mail Marketing Software leitet Sie Schritt für Schritt von der Erstellung der E-Mail Kampagne bis zu ihrem Versand.

Genauso übersichtlich gestaltet sich die Oberfläche des Editors. Die Menüs für Kampagnen-Einstellungen und Newsletterabschnitte ermöglichen den Zugriff auf vielfältige Funktionen und passen sich – wie ein persönlicher Assistent – an die Vorgaben Ihrer Newsletter Vorlage und die Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Im folgenden Whitepaper finden Sie Hilfestellungen zur richtigen Verwendung des Editors.

 

Schritt 2: Absender festlegen

Absendername & Absenderadresse
Hinterlegen Sie hier den Absendernamen und auch die E-Mail Adresse des Absenders, welche im Posteingang Ihrer Empfänger angezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • A/B Split Test
    Es kann sich lohnen zu experimentieren: Werden Ihre E-Mails eher geöffnet, wenn Sie von einem bekannten Ansprechpartner aus dem Unternehmen verschickt werden? In verschiedenen Anwendungsbereichen (z.B. Mailings vom Support oder Vertrieb) wäre das durchaus sinnvoll. Mehr zum A/B-Split-Test finden Sie in diesem Whitepaper.

    Aktivieren Sie den A/B-Split-Test, um es zu testen und erhöhen Sie damit den Erfolg Ihrer E-Mail Kampagnen! Alle weiteren Einstellungen (z.B. Testgruppengröße, Dauer des Testlaufs, etc.) nehmen Sie unter Schritt 7 "Versenden" vor.

  • Personalisierung
    Mit einem Klick auf das Personen-Icon rechts vom Eingabefeld ist es möglich, personalisierte Elemente oder Textbausteine aus der Empfängerdatenbank einzufügen. Für den obigen Anwendungsfall wären das zum Beispiel Felder, die den Namen bzw. die E-Mail Adresse des jeweiligen Ansprechpartners beinhalten.

Alternative Reply-To Adresse auswählen
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie eine von der Absenderadresse abweichende E-Mail Adresse für alle Antwortmails definieren.

 

Schritt 3: Betreff und A/B-Split-Test

Betreff & Vorschauzeile
Der Betreff ist einer der wichtigsten Türöffner im E-Mail Marketing. Investieren Sie ruhig einige Gedanken in die Formulierung, denn sie wirkt sich auf die Öffnungsrate Ihrer Newsletter aus.

Die Vorschauzeile wird in vielen E-Mail Programmen unterhalb des Betreffs angezeigt. Nutzen Sie diese Chance, um den begrenzten Platz optimal zu nutzen und die Aussage des Betreffs zu verstärken!

  • A/B Split Test
    Gerade weil der Betreff so wichtig ist, ist die Durchführung eines A/B Split Testes wirklich zu empfehlen! Hier können Sie die unterschiedlichen Betreffvarianten eintragen und auch verschiedene Vorschauzeilen testen. Alle weiteren Einstellungen (z.B. Testgruppengröße, Dauer des Testlaufs) nehmen Sie unter Schritt 7 "Versenden" vor.

  • Personalisierung
    Erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer Öffnung, indem Sie Ihre Empfänger mit auf Sie maßgeschneiderte Betreffzeilen überraschen. Eine einfache Möglichkeit ist die Verwendung des Empfänger-Namens im Betreff.
 

Schritt 4: Inhalt der E-Mail Kampagne bearbeiten

Mit einem Klick auf den Button "Inhalte bearbeiten" öffnet sich der mailworx Kampagneneditor. Links sehen Sie den Bearbeitungsbereich (WYSIWG). Wenn Sie mit einer leeren E-Mail Kampagne starten, werden alle Design-Vorgaben der jeweiligen Newsletter Vorlage übernommen. Normalerweise sind darin die Bereiche Header, Einleitung und Abschluss bereits vorhanden und müssen nur noch teilweise mit Bildern und Text befüllt werden. Auf weitere Einstellungen der Kampagne gehen wir weiter unten noch ein.

Inhalte mit Newsletter-Abschnitten strukturieren

Um weitere Inhalte hinzuzufügen, stehen Ihnen je nach Vorlage verschiedene Abschnittstypen zur Verfügung. Jeder Typ ist mit einem anderen vordefinierten Aussehen ausgestattet (z.B. ein- oder mehrspaltig, Farben von Hintergründen, Texten und Buttons, Schriftgröße, etc. ) und enthält Platzhalter für Text und Bilder.

Alle vorhandenen Typen werden Ihnen rechts, in der Registerkarte "Abschnitte" angezeigt und können dort mit einem Klick am Ende der E-Mail Kampagne eingefügt werden (1 in Abbildung). Um einen neuen Abschnitt direkt unterhalb eines anderen einzufügen, benutzen Sie das "+"-Icon im Bearbeitungsbalken rechts vom Abschnitt (2 in Abbildung).

Arbeiten mit Abschnitten und weitere Einstellungen

Der Menübalken rechts vom Abschnitt enthält wichtige Befehle wie "Hinzufügen", "Verschieben", "Kopieren" und "Löschen". Außerdem ist es möglich, die Sichtbarkeit des Abschnittes für eine bestimmte Zielgruppe einzuschränken (dynamischer Inhalt).

Über das Zahnrad-Symbol gelangen Sie zu den Abschnitts-Einstellungen, die je nach Vorlage und Abschnittstyp variieren können. Neben dem Eingabefeld für die Statistikbezeichnung des Abschnittes finden Sie darin häufig folgende Auswahlmöglichkeiten und Eingabefelder.

  • Auswahl der Hintergrundfarbe
  • Auswahl der Farbe von Buttons
  • Eingabefeld für Button-Link
  • Auswahl der Bildposition
  • Sichtbarkeit im Inhaltsverzeichnis

Links und Button-Elemente in Newsletter einfügen

Innerhalb Ihres Newsletters können Sie sowohl Fließtext, Buttons als auch Bilder und Videos mit Links hinterlegen. Um einen Text zu verlinken, markieren Sie diesen und klicken anschließend auf das Link-Symbol in der oberen Bearbeitungsleiste (Abb. 1). Dadurch öffnen Sie das Fenster für die Link-Einstellungen. Die Links für Buttons hinterlegen Sie in den Abschnitts-Einstellungen (Abb. 2). Bilder können direkt über das Zahnrad-Symbol beim Bild verlinkt werden (Abb. 3).

Neben den gewöhnlichen Links auf Websites gibt es in mailworx eine Vielzahl von Linktypen. Alle Einstellungsmöglichkeiten und Tipps haben wir in unserem Whitepaper Linktypen & Linkoptionen für Sie zusammengefasst.

  • Links zu Websites - http/https
  • Links zu Ftp-Servern
  • Freie Protokollwahl
  • Abschnittsanker
  • E-Mail Adresse
  • Formular
  • Fotostrecke
  • Kalendereintrag
  • Landingpage
  • Mediendatenbank
  • Personalisierung
  • Schaltflächen

Bilder und Videos im Newsletter verwenden

Bilder einfügen
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Newsletter mit Bildern noch ansprechender zu gestalten. Entweder Sie ziehen die Bilder ganz einfach per Drag & Drop in die grauen Platzhalter, oder Sie wählen vorhandene Bilder aus der Mediendatenbank aus. Anschließend können Sie das Bild noch ausrichten, die Größe anpassen oder es verlinken. Auch die Einstellungsmöglichkeiten für hochauflösende Bilder finden Sie hier.

Videos einbinden
Die direkte Einbettung von Videos in die E-Mail Kampagne erweist sich in der Praxis leider als Wunschvorstellung. Viele E-Mail Programme verweigern entweder das Abspielen von Videos, oder erfordern den Download des Videos vor dem Ansehen. Vor allem für mobile Endgeräte ist Letzteres keine praktikable Lösung. Mit dem Video-Element von mailworx schaffen wir den Spagat von der Begeisterung durch Videos zu einer optimalen Lösung im Hinblick auf die Öffnungen in den unterschiedlichen E-Mail Clients.

Die Integration geht über unsere E-Mail Marketing Software ganz einfach. Geben Sie zuerst die gewünschte URL zum jeweiligen Video ein und wählen Sie die Darstellung des Play-Buttons. Das Vorschaubild in Ihrer Kampagne wird automatisch anhand des Thumbnails im Video und Ihren weiteren Einstellungen erstellt. Im nächsten Schritt legen Sie fest, ob Sie das Video in der Webversion Ihrer Newsletter-Kampagne abspielen lassen möchten oder lieber direkt auf der Video-Plattform.

 

Weitere Einstellungen für Ihre E-Mail Kampagne

Rechts neben dem Bearbeitungsbereich gibt es die Registerkarte "Einstellungen". Darin haben Sie die Möglichkeit "fixe" Abschnitte der E-Mail Kampagne (z.B. Inhaltsverzeichnis, Einleitung, Abschluss) zu konfigurieren. Welche Einstellungsmöglichkeiten vorhanden sind, hängt von der jeweiligen Vorlage ab.

Häufig können Sie darin folgende Einstellungen vornehmen:

  • Inhaltsverzeichnis ein-/ausblenden
  • Fixe Schaltflächen (z.B. Daten ändern) ein-/ausblenden
  • Social Media Icons ein-/ausblenden
  • Eingabe der Vorschauzeile

Bei anderen Vorlagen ist es außerdem möglich, Design-Einstellungen auszuwählen oder anzupassen, die sich nicht nur auf bestimmte Abschnitte beziehen.

Weitere Funktionen vom Kampagnen Editor

In dieser Anleitung haben wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen zum mailworx Editor vorgestellt. Bei der Newsletter Erstellung werden Sie weitere nützliche Funktionen entdecken, die Ihr E-Mail Marketing erleichtern. Einige davon zeigen wir Ihnen in den Whitepapern zu unserer E-Mail Marketing Software.

 

Schritt 5: Zielgruppe für Newsletter auswählen

Da im E-Mail Marketing die zielgruppengenaue Aussendung von Inhalten wichtig ist, haben Sie hier die Möglichkeit, eine im Vorhinein erstellte Zielgruppe mit Empfängern für Ihren Newsletter auszuwählen. Zielgruppen können sowohl statisch als auch dynamisch sein und bilden ein zentrales Element im Aufbau von mailworx. Genauere Informationen zum Thema finden Sie im Whitepaper Zielgruppen.

Wenn Sie Ihre Zielgruppe ausgewählt haben, zeigt Ihnen unsere E-Mail Marketing Software automatisch die Anzahl der effektiven Empfänger. Diese errechnet sich aus den in der Zielgruppe enthaltenen Empfänger abzüglich der vom Versand ausgeschlossenen Empfänger. Empfänger können aus verschiedenen Gründen vom Versand ausgeschlossen sein. Diese werden Ihnen in der Übersicht auch angezeigt, wodurch Sie die Abweichungen nachvollziehen können. Anhand der Checkboxen entscheiden Sie selbst, ob Sie eine oder mehrere der ausgeschlossenen Gruppen dennoch beschicken wollen.

Mehrfach vorkommende E-Mail Adresse
Normalerweise ist die E-Mail Adresse das Kriterium, mit dem neue mit vorhandenen Daten abgeglichen werden. Trotzdem kann es vorkommen, dass Empfänger mit gleicher E-Mail Adresse ins System gelangen, zum Beispiel durch einen Import. Denken Sie an die allgemeinen E-Mail Adressen von Firmen (z.B. office@mailworx.info), die möglicherweise bei der Newsletteranmeldung angeben werden. mailworx übernimmt alle diese Empfänger, weist sie aber als Duplikate aus. mailworx hilft Ihnen mit der Empfänger "Wartung" bei der Überprüfung, ob es sich wirklich um Duplikate handelt und auch dabei, diese zu bereinigen. Stecken hinter den gleichen E-Mail-Adressen tatsächlich unterschiedliche Empfänger, können Sie diese durch Aktivierung der Checkbox für den Versand einschließen.

ECG-Liste berücksichtigen
Sperrlisten wie Blacklists und Robinsonlisten enthalten E-Mail Adressen, die aus verschiedenen Gründen keinen Newsletter erhalten wollen oder sollen. Alle Empfänger, die in der globalen österreichischen Robinsonliste registriert sind, werden vom Versand automatisch ausgeschlossen.

Empfänger mit anderer Sprache
Empfänger mit einer andere Sprache werden automatisch vom Versand einer Kampagne in einer abweichenden Sprache ausgeschlossen.

Double-opt-in Einwilligung ausständig
Empfänger, die Ihre Einwilligung für den Erhalt Ihres Newsletters (noch) nicht gegeben haben, werden automatisch vom Versand ausgeschlossen. mailworx unterscheidet dabei Empfänger, die sich noch im Double-opt-in-Prozess befinden und solche, bei denen die Einwilligung schlichtweg fehlt.

 

Schritt 6: Überprüfen der E-Mail Kampagne vor dem Versand

Bevor Sie Ihren Newsletter mit unserer E-Mail Marketing Software versenden, erfolgt im Schritt 6 "Überprüfen" noch eine Prüfung sämtlicher Inhalte und Einstellungen, die sich auf die Zu- bzw. Darstellung Ihrer Kampagne auswirken. In den Prüfergebnissen wird Ihnen anschließend angezeigt, was noch verbessert werden könnte, beziehungsweise welche Fehler aufgetaucht sind.

Sie haben die Möglichkeit, zu den einzelnen Ergebnissen Details einzusehen. Die Kennzeichnung im Ampelsystem hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche der auftauchenden Probleme priorisiert werden sollten.

Zustellqualität
Damit eine zuverlässige E-Mail Zustellung gewährleistet werden kann, muss man auch auf der technischen Ebene ansetzen. Wichtige Einstellungen, wie zum Beispiel das Setzen des SPF Records sowie die Aktivierung von DKIM, werden vor dem Versand überprüft.

Links
Hier wird überprüft, ob sämtliche vorkommende Links in Ihrer Kampagne erreichbar sind. Es ist wichtig, eine gute Erreichbarkeit zu gewährleisten, um den Abonnenten nicht durch fehlerhafte Links von möglichen Interaktionen abzuhalten.

Spamprüfung
Minimieren Sie die Ursachen, die dazu führen können, dass Ihre E-Mail Kampagne als Spam-Mail behandelt wird. Beim Spam-Check wird ein realer Anti-Spam-Service benutzt, der ein echtes E-Mail analysiert. Die Prüfungsergebnisse werden Ihnen angezeigt und geben Ihnen auch konkrete Handlungshinweise für die Optimierung Ihres Newsletterinhaltes, um bestmögliche Zustellergebnisse zu erreichen.

Betrefflänge
Hier wird geprüft, ob Ihr Betreff möglicherweise in der Ansicht einiger E-Mail Programme abgeschnitten wird. Denken Sie daran, dass wichtige Signalwörter bereits am Anfang des Betreffs stehen sollten.

Personalisierung
Sollten Sie in Ihrem Newsletter personalisierte Elemente (z.B. Briefanrede) verwenden, wird hier geprüft, ob sämtliche Empfänger aus der Empfängergruppe alle nötigen Daten enthalten, um die Personalisierung richtig darzustellen.

Dynamische Inhalte
Dynamische Inhalte ermöglichen es Ihnen, die Sichtbarkeit von Abschnitten auf bestimmte Zielgruppen einzuschränken. Dadurch können Sie sich die Erstellung mehrerer ähnlicher E-Mail Kampagnen ersparen. Hier wird überprüft, ob die Kampagne Abschnitte enthält, die an keinen Empfänger gesendet werden. Ist sichergestellt, dass jeder Empfänger Abschnitte erhält und jeder Abschnitt an mindestens einen Empfänger versendet wird, gilt die Überprüfung als erfolgreich.

ECG Liste berücksichtigt
Empfänger, die auf der österreichischen Robinsonliste stehen, werden automatisch vom Versand ausgeschlossen.

Ungültige E-Mail Adressen
Nutzen Sie vor dem Versand noch die Möglichkeit, um offensichtliche Tippfehler zu korrigieren, damit Empfängern mit ungültiger E-Mail-Adresse Ihr Newsletter nicht entgeht.

Mehrfach vorkommende E-Mail Adressen
Hier wird noch einmal ausgewiesen, ob es E-Mail-Adressen gibt, die mehreren Empfängern zugeordnet sind. Ob alle diese Empfänger beschickt werden sollen, können Sie bei den Ausschlusskriterien im Schritt 5 "Zielgruppe" definieren.

Empfänger mit anderer Sprache
Diese werden standardmäßig vom Versand ausgeschlossen. Wenn Sie diese Einstellung für Ihre E-Mail Kampagne übersteuern wollen, können Sie das im Schritt 5 "Zielgruppe" tun.

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